Автоматизация процессов HR. Часть 2. Инструменты для работы с KPI.

На сегодняшний день существует множество готовых решений для работы с KPI. Учитывая то, что компания обычно ощущает потребность в таких инструментах уже на зрелом этапе своего развития, часто оптимален вариант разработки собственного решения. Это позволяет не только учесть уникальные потребности компании, но и может быть дешевле, чем стоимость лицензии на готовые решения.

Именно с такой задачей к нам в PWD обратились коллеги из СберМегаМаркета. Маркетплейс уже много лет использует Битрикс24 в качестве корпоративного портала и регулярно обогащает стандартный функционал новыми кастомными модулями, которые мы разрабатываем специально под бизнес-процессы клиента.

Модуль Целеполагание

Для того, чтобы автоматизировать процессы работы с KPI в СберМегаМаркете мы разработали модуль “Целеполагание”. С помощью модуля руководители выставляют цели каждому сотруднику компании. По итогам периода сотрудник с помощью модуля фиксирует фактические результаты по своим целям. Результаты верифицируются и фиксируются в системе. На основе результатов и справочников KPI система рассчитывает уровень выполнения KPI для каждого сотрудника. 

Разберём работу модуля пошагово:

1. Создание пакета целей.

Процесс целеполагания запускается с определённой периодичностью, имеет протяжённость и ряд других параметров. Чтобы настраивать этот процесс в системе создана сущность с названием “Пакет целей”. Пакет целей - это отдельная процедура целеполагания со своим набором настроек.

Пакет целей создаётся администратором системы.

2. Создание блока целей.

Блок целей - это группа целей (количественных, качественных или временных), выбранных для конкретного сотрудника. В блоке целей задаются конкретные цели, условия достижения результата и вес каждой цели при расчёте показателя достижения.

После того, как блоки целей созданы для всех сотрудников, администратор меняет статус пакета целей на “принятие” и он появляется у сотрудника, которому эти цели поставлены.

Сотрудник принимает цели или отклоняет их с обязательным комментарием. 

После принятия целей администратор меняет статус пакета целей на “Активно”. Это означает, что цели приняты, проверены и идёт работа по их достижению.

3. Заполнение фактического результата.

В конце периода работы пакета целей администратор меняет статус пакета на “Оценка”. После этого у сотрудника появляется возможность внести фактические показатели и отправить их на проверку.

Руководитель получает уведомление о том, что оценка сотрудником произведена и необходимо её проверить и утвердить.

Утверждённые оценки сохраняются в базе.

4. Получение сводной статистики.

После того, как оценки утверждены и зафиксированы, администратор системы может выгружать в xls отчёты по всем сотрудникам и по каждому KPI для последующего анализа, начисления премий и принятия управленческих решений.

5. Управление справочником KPI.

В процессе работы системы формируется и может быть в любое время изменён справочник KPI. Это совокупность всех целей, которые были созданы в рамках всех пакетов. KPI используются при запуске следующих пакетов (их можно не создавать заново, а выбирать из списка, равно как и сделанные ранее распределения целевых значений каждого KPI). 

По каждому из KPI ведётся минимальная история изменений.

6. Дополнительные подсистемы.

Среди особенностей модуля следует выделить дополнительные подсистемы:

• Система уведомлений.

Всем участникам процесса при изменении статуса пакета целей или статуса блока целей отправляются соответствующие уведомлений в рамках системы уведомлений корпоративного портала и на email.

• Административная часть.

Помимо публичных интерфейсов модуль имеет представление в стандартной административной части Битрикс24. В рамках этого представления доступна полная информация обо всех сущностях системы вплоть до таблиц базы данных.

Мнение СберМегаМаркет:

Функционал, который мы разработали совместно с экспертами PWD, существенно сократил время на обработку результатов как отдельного сотрудника, так и всех сотрудников в целом на финальных стадиях. Например, загрузка целей из шаблона сократила время на внесение блоков целей или результатов. По итогам опытной эксплуатации мы решили внести ряд улучшений в работу модуля чтобы оптимизировать работу и повысить юзабилити для конечных пользователей, а также исправить некритичные ошибки.