Stiga - портал для работы с представителями и дилерами.

Многие компании среднего и крупного бизнеса, внедряя Битрикс24, преследуют главной целью оптимизацию совместной работы сотрудников в рамках единой IT-платформы. Кроме того, для эффективного взаимодействия с внешними пользователями часто реализуется функционал CRM-системы.
В этом кейсе расскажем о достаточно типичном процессе взаимодействия B2B-контрагентов (дистрибьютера и дилеров) и решении задачи нашего клиента на платформе Битрикс24.

Задача клиента, формирование ТЗ

Stiga - известный производитель садовой техники на электрическом или ДВС-приводе. 
Перед российским представительством компании встала задача создания ресурса, который позволит реализовать процесс взаимодействия с дилерами максимально просто и удобно.

Цели и задачи проекта

Обеспечить единое информационное пространство для участников бизнес-процесса

• Реализовать систему внешних\внутренних пользователей и ролей с функциональными ограничениями
• Обеспечить Регистрацию и Авторизацию пользователей
• Обеспечить коммуникации между участниками бизнес-процесса

Автоматизировать процедуру создания и утверждения Заявок на отгрузку товаров.

• Создание и редактирование Дилеров
• Создание Товарного Каталога
• Формирование Заявок в электронном виде
• Реализация логики прохождения Заявки по всем этапам бизнес-процесса

Обеспечить информирование всех участников процесса на всех его этапах.

• Реализовать систему нотификаций

Реализовать быстрый и удобный доступ Представительства к финансовой информации по отгрузкам и статистике продаж.

• Система отчетов

Обеспечить взаимодействие с другими информационными системами, участвующими в бизнес-процессе

• Интеграция с 1С

Реализация системы предполагается на базе программного продукта "1С-Битрикс24" с кастомизацией и разработкой некоторых модулей для соответствия функционала системы бизнес-требованиям заказчика. Система также будет интегрирована с “1С: Предприятие”.


Реализация

В процессе реализации были созданы удобные интерфейсы для дилера:

Каталог продукции (с поиском и фильтрами)

Позволяет дилеру просматривать актуальную информацию о номенклатуре, остатках и ценах (обновляемую в реальном времени). Также, предусмотрен удобный импорт данных в Excel для дальнейшей локальной работы с каталогом.

Форма оформления заявки

Позволяет пользователю сформировать заказ с учетом всех существенных параметров (список и количество конкретных позиций, информации об оплате и доставке)

Форма рекламации 
Кроме того, на портале реализована удобная форма для оформления рекламаций.
Когда Дилер создает заявку он указывает все необходимые параметры, в том числе и продукцию, по которой составляется Рекламация. А в состав самой Рекламации добавляются конкретные позиции (работы, детали), которые участвуют в ремонте или требуют замены.

Список рекламаций:

Удобный интерфейс для сотрудника, обрабатывающего рекламации. Рекламации попадают в список в хронологическом порядке. При этом, в списке отображается текущий статус рекламации с визуальной маркировкой цветом.

Список заявок

Данный раздел предназначен для отображения списка созданных дилером заявок. По каждой из них, не переходя внутрь можно увидеть статус и скачать документацию.

Интерфейсы обработки заявки и обработки рекламации

Для создания, редактирования и изменения статуса Заявки используется один и тот же интерфейс, с различным отображением некоторых элементов, в зависимости от Роли пользователя и статуса Заявки.

Реализация логики бизнес-процессов

Для работы на портале были разработаны следующие ролевые модели пользователей:

Интранет (сотрудники компании):

• Администратор
• Представитель 
• Сервисник представителя 
• Региональный представитель 

Экстранет (внешние, сотрудники дилеров):

• Менеджер Дилера 
• Сервисник Дилера 
• Сотрудник Дилера 

Каждый пользователь, в зависимости от роли, имеет ограниченные права. Некоторые элементы уровней доступа  отображены в таблице ниже:

Общая логика “движения” Заявки по процессу представлена на схеме:

Интеграция с 1С, формирование документации

Для полноценной работы портала была настроена интеграция с 1С, которая позволяет:

• Выгружать на портал позиции каталога, добавленные в БД (номенклатура)
• В реальном времени обновлять остатки и цены на продукцию
• Формировать бухгалтерские документы 

Все это значительно сократило время на коммуникации между сотрудниками компании и дилеров.

Интеграция со службами уведомлений
Система нотификаций подразумевает адресную рассылку автоматических сообщений пользователям Портала при наступлении определенных событий в системе. Предназначена для оповещения всех заинтересованных участников бизнес-процесса о событиях, требующих их внимания и действий.

Таблица нотификаций. Для всех ролей учитывается привязка Регион и Дилер:



Каждая нотификация отправляется через  SMS и\или e-mail. Реализована настройка включения\выключения режима “и\или” для каждого вида нотификации через административную панель Битрикс24.
Для каждого вида нотификаций разработан шаблон автоматического сообщения\письма.

Работа с решением. Достигнутые результаты.

Внедрение решения помогло оптимизировать бизнес-процессы взаимодействия компании с дилерами и представителями:

• Каждый пользователь, в зависимости от своей роли и уровня доступа, получает всю необходимую и достаточную для работы информации в максимально удобном виде благодаря новым интерфейсам.
• Информация в системе (например, цены и наличие продукции) обновляется в реальном времени, что значительно сокращает процессы коммуникации между сотрудниками и контрагентами.
• Документы по заказам и рекламациям формируются и подгружаются в 1С автоматически.

Преимущества от внедрения

В результате внедрения решения процесс создания и обработки заявок (заказов и рекламаций) значительно ускорился.
Автоматизация процессов и интеграция с 1С практически исключают человеческий фактор в значимых бизнес-процессах, что выводит работу системы на новый качественный уровень.

Вывод

Выстраивание бизнес-процессов в компаниях с большим количеством сотрудников и контрагентов невозможно без IT-платформы, соответствующей высоким требованиям по стабильности, гибкости и возможностям интеграции со сторонними сервисами. Выбор Битрикс24 для решения задачи клиента во всех отношениях оправдал себя.
Грамотно составленное техническое задание на этапе планирования и сильная команда разработчиков позволила реализовать нестандартные решения, которые полностью закрыли задачи клиента в части интерфейсных решений, интеграций и получения конечных результатов работы (таких как отчеты и бухгалтерская документация).
Команда PWD продолжает обеспечивать техническую поддержку проекта и, при необходимости, всегда готова к разработке и внедрению дополнительного функционала под стремительно меняющиеся требования бизнеса.

Отзыв клиента:
Благодаря этому проекту нам удалось объединить в одном месте, и систему заказов, логистику и работу с претензиями от наших клиентов. Каждый сотрудник может в любой момент времени получить нужную ему информацию в рамках своего процесса, а так же доступна и развернутая  статистика по выполним процессам. Все это позволяет быстро реагировать на внештатные ситуации или решать иные проблемы возникающие в бизнес процессах. Простая, интуитивно понятная оболочка позволяет быстро провести обучение как для наших сотрудников, так и для наших партнеров. Не возникло проблем и с интеграцией аутсорсинговых служб, все процессы быстро интегрировались как в 1С так и в другие специальные программы.

У вас есть похожий проект? Специалисты PWD готовы обсудить его и проконсультировать по всем техническим аспектам его реализации!