Модуль "Бронирование переговорных" 2.0
492
Передовые корпоративные порталы, такие как Битрикс24, стали внедрять бронирование переговорных комнат как один из элементов базового функционала. Встроенный функционал отлично закрывает задачи малого бизнеса, но часто не может полностью закрыть задачи крупной организации. Сегодня расскажем об адаптации и доработке модуля “бронирование переговорных” в рамках проекта внедрения корпоративного портала с десятками тысяч пользователей.
Бронирование переговорных в коробочной версии Битрикс24 редакции “Энтерпрайз” имеет следующий базовый функционал:
Одним из важных моментов является то, что организация имеет десятки тысяч сотрудников, распределенных по большому количеству регионов и организационных подразделений. Таким образом, одной из приоритетных задач была реализация регионального деления в процессе работы с переговорными комнатами.
Пользователю должны быть доступны для бронирования только те переговорные комнаты, которые относятся к его подразделению. При этом, если предполагается гибридный формат собрания (удаленное подключение сотрудников других регионов и подразделений к оффлайн-встрече), то функционал модуля должен предоставлять такую возможность.
Разберем возможности модуля для различных ролей пользователей:
1. Пользователь
Каждому пользователю доступен график занятости переговорных комнат:
По-умолчанию, график отображается в стандартном интерфейсе календаря Битрикс24, с возможностью масштабирования (день/неделя/месяц). Каждому пользователю доступны переговорные комнаты своего региона (установленного в системе, в соответствии с подразделением, к которому сформирована привязка пользователя):
При этом есть возможность просмотреть информацию и по другим регионам, к которым есть доступ у данного пользователя.
Добавление и редактирование заявки на переговорную комнату
Пользователь имеет возможность создать встречу в переговорной, если она свободна в выбранную дату и время.
Редактирование списка участников мероприятия
Доступна возможность пригласить участников из своего подразделения и внешних участников из других подразделений.
Гибридный формат мероприятий
Для внешних участников в опции мероприятия добавляется ВКС-комната с возможностью удаленного подключения:
У каждой физической переговорки настраивается привязка к ВКС
В случае, если собрания в единой физической комнате идут непрерывно, пользователь имеет возможность подключиться к виртуальной комнате следующего собрания еще до окончания текущего.
Визуализация
В графике переговорных показываем реальные фотографии переговорной комнаты, доступной к выбору:
Помимо этого, выделяются соответствующим цветом статусы назначенных встреч (черновик, рассмотрение, одобрение и отклонение).
2. Модератор
Организаторы собраний оставляют заявки на проведение мероприятий.
Модератор (пользователь с нужными правами и в соответствии с подразделением) проверяет список заявок, подтверждает или отклоняет заявки на конкретную комнату. Модератору доступен интерфейс работы с заявками на бронирование переговорных:
Просмотр списка заявок и статусов.
Изменение статуса рассмотрения заявки (в том числе ранее одобренной).
Это позволяет исключить (или разрешить) конфликт, при наличии нескольких заявок на один и тот же тайм-слот (либо в случае, когда тайм-слоты в заявках частично перекрывают друг-друга).
Информация о конфликте заявок и статусе текущей заявки отображается в соответствующих полях этой заявки:
Кроме того, модератору доступна история изменения статусов по всем заявкам:
3. Администратор
Администратор обладает наиболее широкими правами работы с модулем. Помимо описанных выше функций, администратор имеет возможность редактирования списка переговорных комнат.
Список переговорных комнат
Создание/Редактирование переговорной
При создании/редактировании комнаты, администратор выбирает ее местонахождение, задает цвет маркировки в календаре, добавляет изображение (фотографию) комнаты.
Кроме того:
Атрибуты: “ВКС”, “Требуется протоколирование”, “Требуется запись”, и др.
Добавление/редактирование списка атрибутов для переговорной комнаты
Любая комната может быть деактивирована (полностью или временно) и скрыта из списка доступных комнат.
Вывод
Далеко не все стандартные решения “из коробки” способны полностью закрыть задачи компании в оптимизации бизнес-процесса. Но это не означает, что нужно сразу отказываться от предлагаемого решения. Опытные интеграторы, специализирующиеся на нужной вам платформе, дадут оценку возможности (и готовности) команды в короткий срок произвести точную доработку и настройку в соответствии с техническим заданием.
Компания PWD, золотой партнер 1С-Битрикс и Битрикс24, специализируется на внедрении корпоративных порталов сегмента “Энтерпрайз”. Помимо базовых функций, внедряем решения на основе готовых функциональных модулей, а, также, производим полностью кастомную доработку, согласно бизнес-функциональным требованиям заказчика.
Есть похожий проект? Будем рады обсудить решение!
Бронирование переговорных в коробочной версии Битрикс24 редакции “Энтерпрайз” имеет следующий базовый функционал:
- Создание и просмотр списка переговорных комнат.
- Просмотр занятости переговорок в календаре.
- Бронирование переговорной комнаты на конкретный тайм-слот.
Одним из важных моментов является то, что организация имеет десятки тысяч сотрудников, распределенных по большому количеству регионов и организационных подразделений. Таким образом, одной из приоритетных задач была реализация регионального деления в процессе работы с переговорными комнатами.
Пользователю должны быть доступны для бронирования только те переговорные комнаты, которые относятся к его подразделению. При этом, если предполагается гибридный формат собрания (удаленное подключение сотрудников других регионов и подразделений к оффлайн-встрече), то функционал модуля должен предоставлять такую возможность.
Разберем возможности модуля для различных ролей пользователей:
1. Пользователь
Каждому пользователю доступен график занятости переговорных комнат:
По-умолчанию, график отображается в стандартном интерфейсе календаря Битрикс24, с возможностью масштабирования (день/неделя/месяц). Каждому пользователю доступны переговорные комнаты своего региона (установленного в системе, в соответствии с подразделением, к которому сформирована привязка пользователя):
При этом есть возможность просмотреть информацию и по другим регионам, к которым есть доступ у данного пользователя.
Добавление и редактирование заявки на переговорную комнату
Пользователь имеет возможность создать встречу в переговорной, если она свободна в выбранную дату и время.
Редактирование списка участников мероприятия
Доступна возможность пригласить участников из своего подразделения и внешних участников из других подразделений.
Гибридный формат мероприятий
Для внешних участников в опции мероприятия добавляется ВКС-комната с возможностью удаленного подключения:
У каждой физической переговорки настраивается привязка к ВКС
В случае, если собрания в единой физической комнате идут непрерывно, пользователь имеет возможность подключиться к виртуальной комнате следующего собрания еще до окончания текущего.
Визуализация
В графике переговорных показываем реальные фотографии переговорной комнаты, доступной к выбору:
Помимо этого, выделяются соответствующим цветом статусы назначенных встреч (черновик, рассмотрение, одобрение и отклонение).
2. Модератор
Организаторы собраний оставляют заявки на проведение мероприятий.
Модератор (пользователь с нужными правами и в соответствии с подразделением) проверяет список заявок, подтверждает или отклоняет заявки на конкретную комнату. Модератору доступен интерфейс работы с заявками на бронирование переговорных:
Просмотр списка заявок и статусов.
Изменение статуса рассмотрения заявки (в том числе ранее одобренной).
Это позволяет исключить (или разрешить) конфликт, при наличии нескольких заявок на один и тот же тайм-слот (либо в случае, когда тайм-слоты в заявках частично перекрывают друг-друга).
Информация о конфликте заявок и статусе текущей заявки отображается в соответствующих полях этой заявки:
Кроме того, модератору доступна история изменения статусов по всем заявкам:
3. Администратор
Администратор обладает наиболее широкими правами работы с модулем. Помимо описанных выше функций, администратор имеет возможность редактирования списка переговорных комнат.
Список переговорных комнат
Создание/Редактирование переговорной
При создании/редактировании комнаты, администратор выбирает ее местонахождение, задает цвет маркировки в календаре, добавляет изображение (фотографию) комнаты.
Кроме того:
- создает привязку к ВКС (для удаленного подключения сотрудников других подразделений).
- Назначает ответственного (модератора) для данной комнаты
- Редактирует список атрибутов, доступных в этой переговорной комнате:
Атрибуты: “ВКС”, “Требуется протоколирование”, “Требуется запись”, и др.
Добавление/редактирование списка атрибутов для переговорной комнаты
Любая комната может быть деактивирована (полностью или временно) и скрыта из списка доступных комнат.
Вывод
Далеко не все стандартные решения “из коробки” способны полностью закрыть задачи компании в оптимизации бизнес-процесса. Но это не означает, что нужно сразу отказываться от предлагаемого решения. Опытные интеграторы, специализирующиеся на нужной вам платформе, дадут оценку возможности (и готовности) команды в короткий срок произвести точную доработку и настройку в соответствии с техническим заданием.
Компания PWD, золотой партнер 1С-Битрикс и Битрикс24, специализируется на внедрении корпоративных порталов сегмента “Энтерпрайз”. Помимо базовых функций, внедряем решения на основе готовых функциональных модулей, а, также, производим полностью кастомную доработку, согласно бизнес-функциональным требованиям заказчика.
Есть похожий проект? Будем рады обсудить решение!
